근무확인서 양식 무료 다운로드 및 재직증명서, 경력증명서 차이점
직원이 퇴사한 뒤 근무확인서를 요청하는 경우, 재직증명서·경력증명서와 어떻게 다른지 혼동하기 쉽고,
서류 이름은 비슷한데 제출처마다 요구하는 항목이 달라, 사업주 입장에서는 무엇을 어디까지 적어야 하는지 판단하기가 어렵습니다.
이 글에서는 세 서류의 차이, 근로기준법상 발급 기준, 작성 시 주의사항, 양식 항목, 자주 묻는 질문을 순서대로 정리하도록하겠습니다.
2021년 청년디지털 일자리 지원을 받던 시기에 직원이 퇴사하여, 근무 기간과 업무내용을 기재한 근무사실확인서를 이 양식으로 발급한 경험이 있습니다.
당시에 양식 항목을 하나씩 확인하고 입력했던 과정 등을 바탕으로 정리하였습니다.
근무확인서·재직증명서·경력증명서 차이
| 구분 | 증명하는 내용 | 주로 쓰이는 시점 |
|---|---|---|
| 재직증명서 | 현재 재직 중이라는 사실 | 재직 중 (대출, 관공서 제출 등) |
| 경력증명서 | 과거 근무 이력 | 이직·퇴사 후 |
| 근무확인서(근무사실확인서) | 근무 기간과 수행 업무 | 제출처에 따라 다름 |
위의 구분은 법에서 명칭을 정해 둔 것은 아니어서, 제출처에 따라 같은 서류를 다른 이름으로 요구하기도 하니 참고하시기 바라겠습니다.
예를 들어 근무확인서라고 적혀 있어도 실제로는 경력 기간과 업무 종류를 요구하는 경우가 있습니다. 따라서 서류 이름보다 제출처가 요구하는 필수 기재 항목을 먼저 확인하는 것이 안전합니다.
재직증명서 작성은 [내부링크: 재직증명서 양식 글], 경력증명서는 [내부링크: 경력증명서 양식 글]에서 확인할 수 있습니다.
근로기준법 제39조 사용증명서
근무확인서를 요청받았을 때 가장 먼저 알아야 할 법적 근거는 근로기준법 제39조(사용증명서)입니다.
- 퇴직 후에도 근로자가 청구하면 사용기간, 업무 종류, 지위, 임금, 그 밖에 필요한 사항을 적은 증명서를 사실대로 즉시 교부해야 합니다.
- 근로자가 요구한 사항만 기재해야 하며, 임의로 기재하면 위반이 될 수 있습니다.
- 시행령 제19조에 따라 계속 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있습니다.
- 위반 시 제116조에 따라 500만원 이하 과태료가 부과됩니다.
- 3년이 지나면 거부할 수 있으나, 자발적으로 발급하는 것은 무방합니다.
- 법정 서식은 없으며 재직 중에도 발급할 수 있습니다.
고용노동부 행정해석(근로기준팀-8493)에 따르면 사용증명서와 경력증명서는 기재 내용이 거의 같아 사실상 동일하게 봅니다. 따라서 근로자가 사용증명서나 경력증명서를 요청했다면, 아래 양식의 항목 중 근로자가 요구한 것만 골라 기재하면 됩니다.
근무사실확인서 작성방법 (기간별 업무내용)
업무내용 표는 근로자가 실제로 수행한 업무를 기간별로 나누어 적는 칸입니다. 업무가 중간에 바뀌었다면 기간별로 행을 나누고, 같은 업무를 계속했다면 한 행으로 충분합니다. 사실과 다르게 부풀리거나 줄여 적지 않고, 근로자가 요구한 범위 안에서만 기재하는 것이 원칙입니다. 이 표의 기간은 위쪽 재직기간과 반드시 일치해야 합니다. 두 기간이 서로 다르면 제출처에서 보완을 요구할 수 있습니다.
작성 시 체크리스트
- 근로자가 요구한 항목만 기재했는가
- 재직기간과 기간별 업무내용의 기간이 서로 일치하는가
- 퇴직사유를 적는 경우, 4대보험 상실신고의 이직사유와 맞는가
- 회사명·사업자번호·대표자 서명(인)이 빠지지 않았는가
- 제출용도가 명확한가
- 주민등록번호는 제출처가 요구하는 경우에만 기재했는가
일용직 근무 확인서
일용직도 근무 사실 확인서가 필요한 경우가 있습니다. 이때는 근무일과 업무내용 중심으로 적는 것이 일반적입니다.
다만 사용증명서 청구 요건(계속 30일 이상 근무)에 해당하는지는 근무 형태에 따라 달라질 수 있으니, 관할 노동관서 등에 확인하세요.
공증이 필요한 경우
근무확인서에 공증이 필요하다는 이야기를 간혹 듣지만, 법적 의무는 아닙니다.
제출처가 요구할 때만 필요합니다. 흔히 말하는 공증은 사서증서 인증이며, 서명·날인 사실을 확인하는 제도라고 설명됩니다.
필요 서류는 공증사무소마다 다를 수 있으므로 방문 전에 확인하세요. 먼저 제출처에 공증이 필요한지 문의하는 것이 순서입니다.
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이 양식은 다음 항목으로 구성되어 있습니다.
- 성명, 주민등록번호(제출처가 요구하는 경우에 한해 기재), 주소
- 회사명, 소속/직위
- 재직기간, 퇴직사유(근로자가 요구한 경우)
- 제출용도
- 기간별 업무내용 표
- 비고
- 확인 문구(“위의 근로자는 본 회사에 근무한 사실을 증명합니다”), 작성일
- 회사명, 사업자번호, 전화, 대표이사(인)
엑셀 파일에는 견본 시트와 빈 양식 시트가 함께 들어 있습니다.
견본은 작성 방법을 보여 주기 위한 가상의 예시이므로, 실제 발급 시에는 빈 양식에 실제 정보를 입력하시면됩니다.
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자주 묻는 질문
Q. 법으로 정해진 서식이 있나요?
없습니다. 필요한 사항이 사실대로 기재되어 있으면 되고, 제출처가 별도 서식을 요구하면 그에 맞추면 됩니다.
Q. 퇴사 후 언제까지 청구할 수 있나요?
퇴직 후 3년 이내입니다. 3년이 지나면 사용자가 거부할 수는 있지만 자발적 발급은 가능합니다.
Q. 며칠 일하고 나간 직원도 청구할 수 있나요?
시행령상 계속 30일 이상 근무한 근로자가 대상입니다. 근무 기간이 이에 못 미치는 경우는 관할 노동관서 등에 확인하세요.
Q. 퇴직사유는 꼭 적어야 하나요?
근로자가 요구할 때만 적습니다. 적는 경우에는 4대보험 상실신고의 이직사유와 어긋나지 않게 맞추는 것이 실무상 안전합니다.
Q. 근무확인서에도 공증이 필요한가요?
법적 의무는 아니며 제출처가 요구할 때만 필요합니다. 필요 서류는 공증사무소마다 다를 수 있으니 방문 전에 확인하세요.
Q. 근무확인서와 경력증명서는 같은 건가요?
법에는 ‘근무확인서’라는 명칭이 따로 없습니다. 다만 재직기간·업무내용·지위 등 근로자가 요구한 사항을 적은 증명서는 근로기준법상 사용증명서에 해당한다는 설명이 있고, 행정해석(근로기준팀-8493, 2007.12.13.)도 사용증명서와 경력증명서를 사실상 같은 것으로 봅니다. 이름이 달라도 제출처가 요구한 항목에 맞춰 사실대로 작성하면 됩니다.
본 글은 일반적인 정보 제공 목적이며 법률 자문이 아닙니다. 개별 사안은 고용노동부 또는 노무사에게 확인하시기 바랍니다.
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