법인 주주명부 발급받는 서류가 아닙니다.
법인을 운영하다 관공서나 중소벤처기업진흥공단(중진공) 등에서 “주주명부를 제출하세요“라는 요청을 받으면, “이걸 어디서 발급받지?”라고 검색하는 경우가 많습니다.
결론부터 말씀드리면 주주명부는 등기소나 정부24에서 발급받는 공적 서류가 아닙니다.
사업자등록증명원이나 등기부등본과 달리, 회사가 직접 작성하여 본점에 비치해두는 내부 장부이며, 필요시 회사가 직접 출력해 제출하는 방식입니다.
저는 1인법인을 10년 가까이 운영하며 이 주주명부를 수차례 작성·제출해온 경험을 바탕으로, 법적 기재사항과 실무상 불필요한 항목까지 정리했습니다.
◈ 주주명부란?
주주명부는 상법 규정에 따라 회사가 작성·비치해야 하는 장부로, 회사의 주주가 누구인지, 각 주주가 회사의 지분을 얼마나 보유하고 있는지를 기록한 공식 명단입니다.
⚠️ 중요 – 발급받는 서류가 아닙니다
주주명부는 등기부등본, 사업자등록증명원처럼 공공기관에서 발급해주는 서류가 아닙니다. 회사가 자체적으로 작성하여 보관하고, 제출이 필요할 때 직접 출력해 사용하는 사내 작성 장부입니다.
◈ 법적 근거 – 상법상 기재의무와 비치의무
기재사항 (상법 제352조)
- 주주의 성명과 주소
- 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수
- 각 주주가 가진 주식의 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호
- 각 주식의 취득 연월일
비치의무 (상법 제396조)
회사는 주주명부를 본점에 비치해야 하며, 주주 또는 회사채권자는 영업시간 내 언제든지 열람 또는 등사를 청구할 수 있습니다.
⚠️ 과태료 주의
주주명부를 작성하지 않거나 부실하게 기재한 경우, 또는 비치·공시 의무를 위반한 경우 상법 제635조에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 1인법인이라도 예외가 아니므로 반드시 작성·비치해두어야 합니다.
◈ 양식 구성 항목
| 구분 | 기재 항목 |
|---|---|
| 기본 정보 | 작성 기준일자 |
| 주주 정보 | 주주명, 생년월일(개인) 또는 사업자등록번호(법인) |
| 지분 정보 | 보유주식수, 지분 비고(%) |
| 총괄 정보 | 총주식수, 1주당 금액 |
| 공증 관련(해당 시만) | 회의출석, 의결찬성(주식수), 인증촉탁(주식수) |
| 날인·확인 | 회사명, 소재지, 대표이사 성명, 법인인감 |
◈ 회의출석·의결찬성·인증촉탁 – 꼭 채워야 할까?
시중 주주명부 양식에는 “회의출석”, “의결찬성”, “의결찬성 주식수”, “인증촉탁”, “인증촉탁 주식수” 항목이 포함된 경우가 많습니다. 이 항목들을 보고 작성을 어려워하는 경우가 적지 않습니다.
이 항목들은 주주총회를 실제로 개최하고, 그 의사록을 공증받아야 하는 상황에서 필요한 칸입니다.
복수의 주주가 있는 회사에서 누가 총회에 출석했는지, 어떤 주식수가 찬성에 참여했는지, 공증을 어떻게 촉탁했는지를 기록하기 위한 항목입니다.
💡 1인법인 10년차의 실무 경험
저는 1인법인을 운영하면서 지난 10년간 이 항목들을 채운 적이 없습니다. 관공서나 중소벤처기업진흥공단에 제출할 때도 해당 칸을 공란으로 둔 채 제출해왔고, 반려되거나 문제가 된 적이 없었습니다. 단순 자료 제출 목적의 주주명부에서 실질적으로 중요한 정보는 **”누가 몇 주를 보유하고 있고, 지분율이 얼마인가”**이기 때문입니다.다만 이것은 1인법인 또는 단순 제출용 상황에 한정된 실무 경험이며, 복수 주주가 있고 실제 주주총회를 개최해 의사록 공증 절차를 밟아야 하는 경우에는 해당 항목을 반드시 기재하셔야 합니다.
상황별 기재 여부 정리
| 상황 | 회의출석·의결찬성·인증촉탁 기재 여부 |
|---|---|
| 1인법인, 단순 자료 제출용 | 불필요 (공란 가능) |
| 복수 주주, 단순 지분 증명 제출용 | 불필요한 경우가 많음 |
| 주주총회 실제 개최 + 의사록 공증 필요 | 필수 기재 |
◈ 날인 시 주의사항
주주명부 하단에는 회사명, 소재지, 대표이사 성명을 기재하고 법인인감을 날인해야 공신력을 갖춥니다.
저희가 올려드린 도장 이미지 만들어서 양식에 그림으로 삽입하는 방식은 사용하시면 안되고 직접 날인하시길 권장합니다. (“도장 이미지 만들기” 해당 글 바로보기)
⚠️ 날인 관련 체크리스트
- 공동대표이사인 경우, 대표이사 전원의 인감이 모두 날인되어야 합니다. 한 명만 날인하면 효력이 불완전할 수 있습니다.
- 제출처에 따라 사용인감으로 인정되는 경우와 반드시 법인인감이 필요한 경우가 다릅니다. 제출 전 해당 기관에 요구 사항을 확인하시기 바랍니다.
- 작성일자는 최근 날짜로 유지하세요. 다수의 제출 기관이 “3개월 이내 작성본”을 요구하는 경우가 많아, 오래된 작성일의 주주명부는 반려될 수 있습니다.
- 주식 양수도나 증자 등으로 주주 구성에 변동이 있었다면, 변경 전후로 각각 새로 작성하는 것이 원칙입니다.
📥 법인 주주명부 양식 무료 다운로드
파일 형식: Microsoft Excel (.xlsx)
구성: 주주 정보 + 보유주식수·지분율 + 총주식수·1주당금액 + 공증용 항목(선택 기재) + 대표이사 확인란
다운로드한 파일은 회사 상황에 맞게 공증용 항목을 채우거나 생략해서 사용하시면 됩니다.
❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 법인 주주명부는 어디서 발급받나요?
A. 발급받는 서류가 아닙니다. 회사가 직접 작성하여 본점에 비치하고, 필요시 출력해서 제출하는 사내 장부입니다.
Q. 1인법인도 주주명부를 작성해야 하나요?
A. 네, 주주가 1인이라도 상법상 작성·비치 의무는 동일하게 적용됩니다. 미작성 시 과태료 대상이 될 수 있습니다.
Q. 회의출석, 의결찬성 칸을 꼭 채워야 하나요?
A. 주주총회를 실제로 개최하고 의사록 공증이 필요한 경우에는 필수입니다. 단순 자료 제출 목적이라면 생략하는 경우가 많습니다. 제출 기관의 요구사항을 먼저 확인하시는 것이 안전합니다.
Q. 법인인감이 없으면 사용인감으로 날인해도 되나요?
A. 제출처에 따라 다릅니다. 반드시 법인인감을 요구하는 기관도 있으므로 제출 전 확인이 필요합니다.
Q. 주주명부 작성일자는 아무 날짜나 써도 되나요?
A. 실제 작성일을 기재해야 하며, 많은 기관이 3개월 이내 작성본을 요구하므로 제출 시점에 맞춰 최신 날짜로 작성하시는 것이 좋습니다.
◈ 마무리
법인 주주명부 발급받는 서류가 아니라 회사가 직접 작성·관리하는 서류라는 점이 가장 먼저 알아야 할 부분입니다.
법적으로 반드시 들어가야 하는 항목은 주주 정보와 지분 사항이며, 회의출석·의결찬성·인증촉탁 같은 항목은 실제 주주총회와 공증이 필요한 상황에서만 기재하면 됩니다.
필요하신 분들은 위 양식을 다운로드해서 회사 상황에 맞게 작성해보세요.
※ 본 글은 1인법인 운영 경험을 바탕으로 한 실무 정보이며, 복수 주주 법인의 공증 절차나 개별 제출 기관의 요구사항은 법무사·변호사 또는 해당 기관을 통해 확인하시기 바랍니다.
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