사업을 하다 보면 거래처에 상품이나 원자재, 부품 등을 주문해야 하는 경우가 많습니다.
주문할 품목이 한두 가지라면 간단하게 전달할 수도 있지만, 품목과 수량이 많아지면 발주서 양식을 이용해 주문 내용을 문서로 남겨두는 것이 편리합니다.
이번 글에서는 회사나 사업장에서 사용할 수 있는 발주서 엑셀 양식의 기본적인 작성방법과 주요 항목을 알아보고, 실제로 사용할 수 있는 엑셀 파일도 무료로 제공합니다.
📌 핵심 내용
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 문서 | 발주서 |
| 파일 형식 | Excel |
| 주요 용도 | 상품·자재·부품 등 발주 |
| 주요 항목 | 품목, 규격, 수량, 단가, 금액 등 |
| 활용 대상 | 회사, 사업자, 구매 담당자 |
| 제공 파일 | 엑셀 발주서 양식 |
발주서란 무엇인가요?
발주서는 회사나 사업자가 거래처에 물품이나 서비스 등을 주문할 때 주문 내용을 정리해 전달하는 문서입니다.
예를 들어 제조업체에서 원자재나 부품을 구매하거나, 쇼핑몰에서 판매할 상품을 거래처에 주문할 때 사용할 수 있습니다.
발주서를 작성하면 말이나 전화로 전달한 주문 내용보다 무엇을, 얼마나, 언제까지 주문했는지 확인하기가 쉬워집니다.
특히 거래 품목이 많거나 여러 거래처와 반복적으로 거래하는 사업장이라면 발주서를 일정한 형식으로 관리하는 것이 편리합니다.
발주서에는 어떤 내용을 작성하나요?
발주서의 구성은 회사나 거래처에 따라 조금씩 다를 수 있지만 일반적으로 다음과 같은 항목을 사용합니다.
기본 정보
- 발주번호
- 발주일자
- 납기일자
- 발주처
- 공급처
- 담당자
주문 품목 정보
- 품목명
- 규격
- 단위
- 수량
- 단가
- 금액
- 비고
금액 정보
여러 품목을 주문하는 경우 각 품목의 수량과 단가를 기준으로 금액을 계산하고 전체 합계금액을 확인합니다.
발주서 엑셀 양식 작성방법
1. 발주번호와 날짜를 입력합니다
먼저 발주번호와 발주일자를 작성합니다.
회사에서 발주서를 여러 건 관리한다면 발주번호를 일정한 규칙으로 부여하는 것이 좋습니다.
납기일자가 정해져 있다면 함께 입력합니다.
2. 발주처와 공급처를 작성합니다
누가 주문하는지, 어느 거래처에서 공급하는지를 구분해서 입력합니다.
거래처가 여러 곳이라면 업체명과 담당자를 정확하게 기록하는 것이 좋습니다.
3. 품목과 규격을 작성합니다
주문하는 상품이나 자재의 이름을 입력하고 필요한 경우 규격이나 모델명도 함께 작성합니다.
예를 들어 단순히 볼트라고 작성하는 것보다 규격이 중요한 제품이라면 정확한 규격을 입력하는 것이 좋습니다.
4. 수량과 단가를 입력합니다
주문할 수량과 개당 단가를 입력합니다.
수량과 단가가 정확해야 품목별 금액과 전체 발주금액도 정확하게 계산할 수 있습니다.
이번에 제공하는 엑셀 양식은 수량과 단가를 이용해 금액을 계산할 수 있도록 구성되어 있어 반복적인 계산에 편리하게 사용할 수 있습니다.
5. 전체 금액을 확인합니다
모든 품목을 입력한 다음 품목별 금액과 전체 합계금액을 확인합니다.
발주서를 거래처에 전달하기 전에 품목, 규격, 수량, 단가, 납기일자를 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.
발주서 작성 예시
예를 들어 회사에서 다음과 같이 자재를 주문한다고 가정해 보겠습니다.
| 품목 | 규격 | 단위 | 수량 | 단가 |
| 볼트 | M8 × 30mm | EA | 100 | 500원 |
| 너트 | M8 | EA | 100 | 300원 |
| 와셔 | M8 | EA | 100 | 200원 |
이처럼 품목별 정보를 입력하면 각각의 주문금액을 확인하고 전체 발주금액을 관리할 수 있습니다.
실제 발주할 때는 제품명뿐 아니라 규격이나 모델명까지 가능한 한 정확하게 작성하는 것이 중요합니다.
발주서 작성할 때 주의할 점
발주서는 거래처에 주문 내용을 전달하는 문서이기 때문에 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
첫째, 품목명을 정확하게 작성하세요.
비슷한 제품이 여러 가지라면 제품명만으로는 혼동할 수 있습니다.
둘째, 규격과 모델명을 확인하세요.
부품이나 전자제품처럼 규격이 중요한 제품은 정확한 모델명이나 규격을 작성해야 합니다.
셋째, 수량과 단가를 확인하세요.
수량을 잘못 입력하면 실제 주문수량에 차이가 생길 수 있습니다.
넷째, 납기일자를 확인하세요.
납품이 중요한 주문이라면 원하는 납기일을 명확하게 전달하는 것이 좋습니다.
발주서 엑셀 양식 무료 다운로드
아래 엑셀 파일은 회사나 사업장에서 사용할 수 있도록 기본적인 발주 항목을 구성한 양식입니다.
발주번호, 발주일자, 납기일자, 발주처, 공급처, 품목, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 합계 등을 입력할 수 있습니다.
또한 품목별 수량과 단가를 기준으로 금액을 계산할 수 있도록 구성되어 있어 반복적인 발주 업무에 활용하기 좋습니다.
📥 발주서 양식 다운로드
무료 다운로드: 위에 첨부된 KhanstoRy_발주서_양식 파일을 이용하세요.
※ 회사의 실제 거래 방식에 따라 필요한 항목을 추가하거나 수정해서 사용할 수 있습니다.
이런 분들에게 유용합니다
- 회사에서 구매·발주 업무를 담당하는 분
- 상품이나 자재를 거래처에 주문하는 사업자
- 제조업체에서 부품이나 원자재를 발주하는 분
- 쇼핑몰이나 온라인 사업을 운영하는 분
- 거래처 주문 내용을 엑셀로 관리하려는 분
- 무료 발주서 엑셀 양식이 필요한 분
자주 묻는 질문
Q. 발주서와 거래명세서는 다른가요?
네. 용도가 다릅니다.
발주서는 거래처에 상품이나 자재 등을 주문하기 위해 작성하는 문서이고, 거래명세서는 거래가 이루어진 후 품목과 수량 등을 확인하기 위해 사용하는 문서입니다.
Q. 발주서를 엑셀로 작성하면 좋은가요?
품목과 수량이 많은 경우 엑셀을 이용하면 데이터를 정리하고 금액을 계산하기 편리합니다.
Q. 발주서 양식을 수정해서 사용해도 되나요?
네. 회사의 업무 방식이나 거래처에서 요구하는 항목에 맞춰 필요한 내용을 추가하거나 수정해서 사용할 수 있습니다.
Q. 발주서에 직인이 필요한가요?
거래처나 회사의 내부 규정에 따라 다를 수 있습니다. 따라서 중요한 거래라면 거래처에서 요구하는 발주 절차와 서류 조건을 확인하는 것이 좋습니다.
마무리
발주서는 단순히 주문 내용을 전달하는 문서가 아니라 거래처와 주문 내용을 정확하게 확인하고 관리하기 위한 실무 문서입니다.
특히 반복적으로 물품이나 자재를 주문하는 회사라면 일정한 엑셀 양식을 만들어 사용하는 것이 업무 관리에 도움이 됩니다.
복잡하고 어려운 양식이 아닌 실제 제조업을 운영중인 제가 간편하게 작성할 수 있고, 거래처에서도 주문을 한눈에 쉽게 파악할 수 있는 양식입니다.
이번에 제공하는 발주서 엑셀 양식을 필요한 목적에 맞게 수정해서 활용해 보세요.
앞으로도 KhanStory에서는 실제 업무에 바로 사용할 수 있는 각종 무료 양식과 작성방법을 계속 정리해 제공하겠습니다.
🔗 업무에 바로 사용할 수 있는 양식과 정보들입니다.