핵심 요약: 식자재 발주서는 재료명, 단위, 단가, 수량을 적어 주문 내용을 기록하는 문서입니다. 본 양식은 재료명·단위·단가·수량 네 칸만 입력하면 금액(단가×수량)과 총합계가 자동 계산되며, 면세 품목 및 최종 부가세 적용 여부는 우측 상단 안내문과 같이 거래처 확인 후 사용하시면 됩니다.
식자재를 구두나 문자로 주문하면 단위나 수량이 어긋나도 나중에 확인하기 어렵습니다.
이 글에서는 식자재 발주서 양식의 구성, 계산 방식, 사용 시 주의점과 식자재 발주 체크리스트를 정리합니다.
이 양식은 지인이 건물 구내식당을 운영하며 사용하는 발주서를 받아 정리한 것입니다.
저는 식자재를 직접 발주해 본 경험이 없어서, 이 글은 양식의 구조와 계산 방식을 직접 확인한 내용과 일반적인 정보를 중심으로 구성했습니다.
식자재 발주서 양식 구성
| 구분 | 항목 | 입력 방식 |
| 품목 정보 | 재료명, 단위 | 직접 입력 |
| 금액 정보 | 단가, 수량 | 직접 입력 |
| 자동 계산 | 금액 | 수식 자동 계산 (단가 × 수량) |
| 합계 | 수량 합계, 금액 합계 | 수식 자동 계산 (SUM) |
| 기타 | 추가사항, 비고, 발주 문구, 날짜, 서명/인 | 직접 입력 |
한 장에 15줄까지 입력할 수 있으며, 깔끔하게 서식이 지정된 엑셀 파일로 구성되어 있습니다.
식자재 발주서 양식 캡쳐 이미지입니다.
계산 방식
| 항목 | 계산 공식 | 비고 |
| 금액 | 단가 × 수량 | 수식 자동 계산 (=F4*H4) |
| 수량 합계 | 수량의 총합 | 수식 자동 계산 (=SUM(H4:I18)) |
| 금액 합계 | 금액의 총합 | 수식 자동 계산 (=SUM(J4:K18)) |
작성 방법
- 재료명을 입력합니다.
- 단위를 입력합니다. 거래처와 단위를 맞추세요 (Kg, EA, 판, 박스 등).
- 단가와 수량을 입력합니다. 금액은 수식에 의해 자동으로 산출됩니다.
- 납품 희망일이나 별도 요청 사항은 “추가사항” 또는 “비고” 칸에 적습니다.
- 날짜와 담당자 서명/인을 기재하고 거래처에 전달합니다.
사용 시 주의점
💡 부가세 및 최종 금액 확인
식자재 중 가공하지 않은 농·축·수산물 등은 부가세 면세 품목에 해당합니다. 본 양식은 단가와 수량을 곱한 산출 금액으로 구성되어 있으므로, 과세 품목 포함 여부 및 최종 부가세 적용은 거래처 계산서 및 세무사를 통해 확인 후 사용하세요.
💡 소수점 수량 서식 설정
1.5kg 등 소수점 수량을 입력할 때 표기 서식이 정수로 맞춰져 있으면 화면에 반올림되어 보일 수 있습니다. (실제 계산은 소수점으로 정상 적용됩니다.) 입력 값과 표시 값이 일치하도록 수량 셀 서식을 소수점 한 자리 형태로 지정하여 사용하시길 권장합니다.
💡 합계 수량 참고
단위가 다른 품목(Kg, EA, 판 등)의 수량을 단순 합산한 값이므로 수량 합계는 참고용으로만 보시고, 최종 검수는 금액 합계를 기준으로 확인하세요.
식자재 발주 체크리스트
양식 작성과 별개로, 발주 전후에 확인하면 좋은 일반적인 항목입니다.
- [ ] 남은 재고를 먼저 확인했는가
- [ ] 단위가 거래처와 같은가
- [ ] 단가가 지난번과 같은지 확인했는가
- [ ] 납품 희망 날짜와 시간을 “추가사항”에 적었는가
- [ ] 보낸 발주서를 파일이나 서류로 보관했는가
- [ ] 물건이 도착했을 때 발주서와 하나씩 대조했는가
이렇게 활용하세요
- 주문 기록 남기기: 발주서를 파일로 보관해 나중에 수량·단가 오류 검증
- 수령 검수: 도착한 식자재를 발주서와 일대일 대조
- 단가 비교: 날짜별 발주서를 비교하여 가격 변동 추이 파악
- 원가 점검: 식자재 구매 총액을 원가로 산정하여 매장 마진율 계산 시 활용
발주를 받은 쪽에서 작성하는 서류는 [납품서 양식 글]에서, 다른 사업장 필수 서류는 사업장 필수 양식 모음에서 확인할 수 있습니다.
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다운로드한 파일은 거래 내용에 맞게 품목을 추가하거나 수정해서 사용하시면 됩니다.
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자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 식자재 발주서에는 무엇을 적나요?
A. 재료명, 단위, 단가, 수량을 기본으로 적고, 계산된 금액과 합계, 납품 희망일 같은 요청 사항, 작성 날짜, 담당자 서명을 기재합니다.
Q. 이 양식에서 직접 입력하는 칸은 어디인가요?
A. 재료명, 단위, 단가, 수량입니다. 금액과 총합계는 엑셀 수식에 의해 자동으로 계산됩니다.
Q. 식자재에도 부가세가 붙나요?
A. 품목과 가공 여부에 따라 다릅니다. 미가공 농·축·수산물은 면세 대상이지만 가공식품 등은 과세 대상일 수 있습니다. 거래처 서류와 세무사에게 확인 후 최종 반영하세요.
Q. 소수점 수량도 입력할 수 있나요?
A. 입력 가능합니다. 다만 수량 칸 서식이 정수로 설정된 경우 반올림되어 보일 수 있으므로 셀 서식을 소수 한 자리로 변경해 사용하시면 좋습니다.
Q. 식자재 수발주란 무엇인가요?
A. 수주(주문 받음)와 발주(주문 함)를 통칭하는 말입니다. 식당이나 사업장에서 거래처로 주문을 보낼 때는 발주서를 사용합니다.
Q. 발주서와 납품서는 어떻게 다른가요?
A. 발주서는 물품을 주문하는 구매자가 보내는 서류이고, 납품서는 물품을 공급하는 판매자가 물품 전달 시 함께 건네는 내역서입니다.
Q. 납품 날짜는 어디에 적나요?
A. 본 양식 하단의 "추가사항" 또는 "비고" 칸에 납품 희망 일시 및 장소를 기재하시면 됩니다.
Q. 발주 수량은 어떻게 정하나요?
A. 일일 예상 식수 인원, 메뉴 구성, 현재 재고량에 따라 결정됩니다. 본 양식은 수량을 산출해 주지는 않으며 정해진 수량을 기록하고 자동 계산하는 용도입니다.
마무리
식자재 발주서는 재료명, 단위, 단가, 수량을 정확히 기록하는 것만으로도 수발주 오류와 식자재 로스를 대폭 줄여줍니다. 수량 셀 서식과 부가세 적용 여부만 체크하시면 바로 실무에 적용하실 수 있습니다.
※ 본 글과 양식은 일반적인 참고용입니다. 부가세 면세 여부와 세무 처리는 품목과 거래 조건에 따라 달라질 수 있으므로 전문 세무사와 상담하시기 바랍니다.
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